Päivitetty 22.2.2023.
Rovaniemen boffaajat ry:n Junioritoiminnan osallistujarekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Rovaniemen boffaajat ry
Lehtotie 4
96910 Rovaniemi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Heikki Tikkanen, ks.yhteystiedot edellä.
3. Rekisterin nimi
Rovaniemen boffaajat ry:n Junioritoiminnan osallistujarekisteri.
4. Rekisteröidyt
Junioritoiminnan osallistujarekisteri sisältää seuraavat henkilöryhmät:
- Treenaajat (säännöllisten treenien osallistujat ja näiden huoltajat vuosittain)
- Treenien osallistujat (treenikohtainen osallistujalista)
- Tapahtumaosallistujat (esim. välinetyöpajat tai treenileirit: osallistujat ja näiden huoltajat tapahtumakohtaisesti)
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Yhdistyksen oikeus henkilötietojen käsittelyyn tässä rekisterissä perustuu käsiteltävän henkilön huoltajan kanssa tehtyyn sopimukseen. Sopimus tulee voimaan, kun huoltaja ilmoittaa henkilön junioritoiminnan osallistujaksi yhdistyksen tarjoaman ilmoittautumislomakkeen avulla. Sopimuksen voimassaolo päättyy huoltajan ilmoittaessa henkilön osallistumisen päättymisestä sähköpostitse tai puhelimitse.
Rovaniemen boffaajat järjestää pehmoasetaistelutoimintaa 7-14-vuotiaille säännöllisten harjoitusten ja satunnaisten tapahtumien (esim. välinetyöpajojen ja treenileirien) muodossa.
Junioritoiminnan osallistujarekisterin henkilötietoja käytetään toiminnan organisointiin ja sen kulujen hoitamiseen. Rekisterissä olevia yhteystietoja käytetään yleiseen toiminnasta tiedottamiseen siinä olevien henkilöiden huoltajille yhteisesti, sekä tiettyä henkilöä koskevissa tilanteissa tämän huoltajan tavoittamiseksi suoralla yhteydenotolla.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Etu- ja sukunimi
Huoltajan etu- ja sukunimi
Huoltajan sähköpostiosoite
Huoltajan puhelinnumero
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröitävän henkilön tiedot antaa tämän huoltaja. Yhdistys kerää tiedot Google Forms-lomakkeella. Säännöllisiä harjoituksia varten on oma lomake joka vuodelle. Satunnaisilla tapahtumilla on kullakin oma lomake. Tiedot koostetaan lomakkeiden vastauksista yhtenäiseen rekisteritiedostoon, jonka jälkeen vastaukset poistetaan.
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta eteenpäin.
9. Tietojen suojaus
Rekisterin tiedot ovat salasanalla suojatussa dokumentissa Google Drive -palvelussa. Tietoja ei tallenneta tämän lisäksi mihinkään muualle. Näihin tietoihin pääsevillä yhdistyksen toimijoilla on ohjeistus olla jakamatta ja kopioimatta tietoja, ja pitää ne luottamuksellisina.
10. Tietojen käsittelyn kesto
Rekisterin tiedot säilytetään toistaiseksi, tai kunnes huoltaja pyytää niiden poistamista.
11. Tietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän lisäksi tietoja käsittelee niitä säilyttävänä palveluntarjoajana Google.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tiedoilla ei tehdä automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
13. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyn henkilön huoltajana sinulla on omien ja huollettavasi tietojen käsittelyä koskevat seuraavat oikeudet:
- Oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot itsestäsi ja huollettavastasi. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli koet, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja.
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
- Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen.
- Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
14. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
15. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.